Worum es geht und wen es betrifft
Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführungen, Personalverantwortliche und alle, die in einem Unternehmen, einer Kanzlei oder einer Schule für den Einsatz von KI zuständig sind. Er erklärt, was Artikel 4 der KI-Verordnung seit dem KI-Omnibus verlangt und wie Sie die Pflicht mit überschaubarem Aufwand erfüllen und belegen.
Artikel 4 verlangt kein Zertifikat und keinen Kurs von der Stange. Er verlangt Maßnahmen, die zu den Aufgaben Ihrer Leute passen, und eine Aufzeichnung, die zeigt, was Sie getan haben. Wer weiß, wer KI wofür nutzt, hat den größten Teil der Arbeit schon erledigt.
Die KI-Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln, und Betreibern, die sie einsetzen. Die meisten Unternehmen sind Betreiber: Sobald Beschäftigte im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, gilt Artikel 4. Das betrifft auch allgemein verfügbare Werkzeuge wie ChatGPT, Copilot oder Übersetzungsdienste.
Gemeint sind alle, die KI im Auftrag des Unternehmens nutzen, also auch freie Mitarbeitende. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zu Artikel 4 auch Auftragnehmer und Dienstleister: Wer für sie arbeitet, braucht die KI-Kenntnisse, die die jeweilige Aufgabe verlangt, wie die eigenen Beschäftigten. Schulen und Bildungsträger, die KI einsetzen, sind ebenfalls betroffen.
Was sich mit dem KI-Omnibus geändert hat
Mit dem KI-Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat die EU die KI-Verordnung im Sommer 2026 angepasst. Die Änderungsverordnung ist am 27.07.2026 in Kraft getreten. Der neue Artikel 4 gilt seitdem.
Vorher sollten Anbieter und Betreiber nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Jetzt verlangt Artikel 4 Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Niveau bei einzelnen Personen muss niemand mehr garantieren. Berücksichtigt werden weiterhin technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Zusammenhang, in dem KI eingesetzt wird, und die Menschen, bei denen sie eingesetzt wird.
Die Pflicht bleibt also bestehen. Sie ist eine Pflicht zum Handeln, kein Versprechen eines Ergebnisses. Für die Praxis bedeutet das: Entscheidend ist, dass Sie geeignete Maßnahmen ergreifen und das zeigen können. Ob jede einzelne Person danach ein bestimmtes Wissen hat, müssen Sie nicht nachweisen.
Was Ihre Leute wissen sollten
Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten Mindestpunkte, die ein Programm zur KI-Kompetenz berücksichtigen sollte. Sie lassen sich als Fragen an das eigene Haus lesen:
- Grundverständnis: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzen wir, welche Chancen und Gefahren hat sie?
- Rolle: Entwickeln wir selbst KI-Systeme oder setzen wir Systeme anderer ein?
- Risiko: Was müssen Beschäftigte im Umgang mit dem jeweiligen System wissen, welche Risiken müssen sie kennen?
- Zuschnitt: Was wissen die Leute schon, in welchem Zusammenhang und für wen wird das System eingesetzt?
Für Teams, die ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, ist die Kommission deutlich: Sie sollten über die besonderen Risiken informiert sein, zum Beispiel über Halluzinationen. Gemeint sind Antworten, die überzeugend klingen und trotzdem falsch sind. Die Kommission hält es zudem in vielen Fällen für unwirksam, sich nur auf die Gebrauchsanweisung eines KI-Systems zu verlassen oder die Beschäftigten zu bitten, sie zu lesen.
Welche Maßnahmen passen
Eine Schulung schreibt Artikel 4 nicht ausdrücklich vor. Sie ist aber der naheliegende Weg. Bewährt hat sich eine Kombination aus vier Bausteinen:
Welche Maßnahme für wen passt, hängt von der Aufgabe ab. Diese Entscheidungshilfe können Sie direkt auf Ihr Team übertragen:
- Wenn jemand KI selten nutzt, etwa für eine gelegentliche Übersetzung, dann genügen Grundlagen: wie KI-Werkzeuge arbeiten, warum Ergebnisse geprüft werden müssen und welche Daten nicht hineingehören.
- Wenn jemand täglich mit KI Texte, Angebote oder Auswertungen erstellt, dann kommt eine Vertiefung dazu: gute Eingaben formulieren, Ergebnisse prüfen, Quellen gegenlesen, Kennzeichnung nach den Regeln des Hauses.
- Wenn jemand Werkzeuge auswählt, Ergebnisse freigibt oder ein Team führt, dann gehören Verantwortung, Verträge mit Anbietern und die eigenen Regeln dazu.
- Wenn ein Werkzeug über Menschen mitentscheidet, etwa bei Bewerbungen oder Lernergebnissen, dann reichen Grundlagen nicht. Prüfen Sie, ob es sich um Hochrisiko-KI handelt.
- Wenn freie Mitarbeitende oder Dienstleister in Ihrem Auftrag KI nutzen, dann klären Sie im Auftrag, welche Kenntnisse Sie erwarten und welche Regeln gelten.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Ingenieurbüro mit 18 Mitarbeitenden. Vorher: Einige nutzen ChatGPT mit privaten Konten, um Angebotstexte und E-Mails vorzuformulieren. Niemand weiß genau, wer welches Werkzeug nutzt. Es gibt keine Regeln, welche Projektdaten in eine Eingabe dürfen. Fragt eine Behörde oder ein Auftraggeber nach, kann das Büro nichts vorlegen.
Nachher: Die Geschäftsführung hat ein freigegebenes Werkzeug mit geschäftlichem Konto festgelegt und eine Liste angelegt, wer es wofür nutzt. Alle haben eine Grundlagenschulung besucht. Die Mitarbeitenden, die täglich Angebote schreiben, haben zusätzlich an eigenen Texten geübt, wie man Ergebnisse prüft. Eine Seite mit Regeln hängt im Intranet, eine Projektleiterin ist Ansprechperson. Teilnahmebestätigungen, Regeln und Werkzeugliste liegen in einem gemeinsamen Ordner.
Das Büro kann seine Maßnahmen jetzt erklären und belegen. Neue Mitarbeitende durchlaufen dieselben Schritte, die Liste wird bei jedem neuen Werkzeug ergänzt.
Wie Sie es belegen
Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format für den Nachweis vor. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission ist auch kein Zertifikat erforderlich: Interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen genügen. Halten Sie trotzdem fest, was Sie getan haben, damit Sie es bei Nachfragen zeigen können:
- wer wann an welcher Schulung teilgenommen hat, etwa mit Teilnahmebestätigungen
- die geltenden Regeln zur KI-Nutzung, mit Datum
- welche KI-Werkzeuge im Einsatz sind und wer sie nutzt
Als Vorlage für ein solches Dokument eignet sich diese Gliederung. Sie passt für ein kleines Team auf zwei Seiten:
- Werkzeuge: Name, Zweck, wer es nutzt, mit welchem Konto, seit wann
- Rollen und Maßnahmen: welche Gruppe welche Schulung oder Unterweisung erhält und warum
- Teilnahme: Name, Datum, Thema, Art der Maßnahme, Bestätigung abgelegt ja oder nein
- Regeln: aktuelle Fassung der KI-Richtlinie mit Datum, frühere Fassungen aufbewahren
- Ansprechperson: wer Fragen beantwortet und neue Werkzeuge prüft
- Auffrischung: wann und aus welchem Anlass die Maßnahmen zuletzt überprüft wurden
Einen eigenen KI-Beauftragten verlangt Artikel 4 nicht. Die Kommission stellt klar, dass dafür keine bestimmte Organisationsstruktur vorgeschrieben ist. Eine benannte Ansprechperson hilft trotzdem im Alltag.
Wer prüft und welche Termine gelten
Die Pflicht aus Artikel 4 gilt seit dem 02.02.2025. Seit dem 02.08.2026 überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission können sie Verstöße gegen Artikel 4 auch mit Sanktionen ahnden. Jede Sanktion muss im Einzelfall verhältnismäßig sein. Die Kommission hält sie für wahrscheinlicher, wenn es einen Vorfall gibt, der auf fehlende Schulung und Anleitung zurückgeht.
Nächste Schritte
Mit diesen Schritten setzen Sie Artikel 4 in Ihrem Haus um:
- Fragen Sie im Team ab, welche KI-Werkzeuge genutzt werden, auch privat eingerichtete.
- Ordnen Sie die Personen den Rollen aus der Entscheidungshilfe zu.
- Legen Sie freigegebene Werkzeuge und Regeln fest, siehe Darf mein Team ChatGPT nutzen?
- Planen Sie Schulungen je Rolle und benennen Sie eine Ansprechperson.
- Legen Sie das Dokument nach der Gliederung oben an und tragen Sie einen Termin für die nächste Überprüfung ein.
Wenn Sie die Schulung nicht selbst aufsetzen möchten: Unsere KI-Schulung nach EU AI Act enthält eine Teilnahmebestätigung für jede Person. Wissen Sie heute schon, wer in Ihrem Team welches KI-Werkzeug nutzt?
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Artikel 4 unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Art und Umfang der Maßnahmen dürfen sich aber nach dem tatsächlichen Einsatz richten. Kommission und Mitgliedstaaten sollen gerade kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützen.
Reicht ein Online-Video für alle?
Ein Video kann ein Baustein sein. Sinnvoll ist, dass die Maßnahmen zu den Aufgaben passen: Wer täglich mit KI Texte für Kunden schreibt, braucht mehr als jemand, der sie selten nutzt. Die EU-Kommission hält es in vielen Fällen für unwirksam, nur auf Gebrauchsanweisungen zu setzen.
Wir nutzen nur ChatGPT. Sind wir betroffen?
Ja, sobald Beschäftigte es im Auftrag des Unternehmens nutzen. Nach der EU-Kommission sollten sie dann etwa über Halluzinationen informiert sein. Gerade dann sind Regeln zu Daten und eine kurze Schulung sinnvoll.
Brauchen wir ein Zertifikat oder einen KI-Beauftragten?
Nein. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission genügen interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen. Eine bestimmte Organisationsstruktur, etwa ein KI-Beauftragter, ist für Artikel 4 nicht vorgeschrieben.
Wie oft sollte geschult werden?
Die Verordnung nennt keinen Turnus. Bei neuen Werkzeugen, neuen Aufgaben oder neuen Beschäftigten lohnt eine Auffrischung.
Wer prüft das?
Die nationalen Marktüberwachungsbehörden, seit dem 02.08.2026. Sanktionen müssen nach der EU-Kommission im Einzelfall verhältnismäßig sein.
Quellen
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (KI-Omnibus), EUR-Lex
- EU-Kommission: AI Literacy, Questions and Answers (englisch)
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
