Ein Angebotstext mit einer Leistung, die Ihr Haus gar nicht anbietet. Eine Quelle, die es nicht gibt. Eine Kundenmail, die samt Anschrift in der Eingabe gelandet ist. Solche Fehler im eigenen Arbeitsalltag zu erkennen, darum geht es bei KI-Kompetenz. Daraus ergibt sich, welche Unterweisung sinnvoll ist und woran Sie im Alltag merken, dass sie hilft.
Darum geht es in Artikel 4 der KI-Verordnung. Er schreibt keinen bestimmten Kurs vor. Er verlangt, dass Sie die KI-Kompetenz Ihres Teams gezielt unterstützen, passend zu den Aufgaben, für die es KI nutzt.
Gibt es eine Schulungspflicht?
Nicht im engen Sinn. Artikel 4 nennt keine Pflichtschulung, keine Dauer und kein Zertifikat. Er verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. In der Praxis ist eine Schulung trotzdem der naheliegende Weg, weil sie sich gut planen und belegen lässt.
Die Regel gilt für
- jedes Unternehmen, das KI einsetzt, unabhängig von der Größe. Die meisten sind Betreiber, sie nutzen fertige Werkzeuge wie ChatGPT, Copilot oder Übersetzungsdienste.
- Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln, als Anbieter.
- alle, die KI im Auftrag des Unternehmens nutzen. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zu Artikel 4 ausdrücklich auch Auftragnehmer und Dienstleister.
Was Sie organisieren
Für Artikel 4 organisieren Sie fünf Dinge:
- Überblick: Wer nutzt welches KI-Werkzeug wofür, auch privat eingerichtete Konten.
- Rollen: Wer nutzt KI selten, wer täglich, wer wählt Werkzeuge aus oder gibt Ergebnisse frei.
- Maßnahmen je Rolle: Schulung und Regeln, die zu diesen Aufgaben passen.
- Ansprechperson: Jemand, der Fragen beantwortet und neue Werkzeuge prüft.
- Dokumentation: Ein kurzes Dokument, das die Umsetzung festhält.
Was Ihr Team danach können sollte
Die EU-Kommission nennt Mindestpunkte für ein Programm zur KI-Kompetenz: Ein Grundverständnis von KI, die eigene Rolle als Anbieter oder Betreiber, die Risiken des jeweiligen Systems und einen Zuschnitt auf Vorkenntnisse und Einsatz. Für Teams, die ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, wird sie konkret: Sie sollten über Risiken wie Halluzinationen informiert sein, also Antworten, die überzeugend klingen und trotzdem falsch sind.
Übersetzt in den Arbeitsalltag heißt das: Nach einer Maßnahme kann Ihr Team
- eine erfundene Quelle oder Zahl in einer KI-Antwort erkennen und prüfen,
- vor dem Absenden unnötige Kunden- und Personendaten aus einer Eingabe entfernen,
- einen KI-Entwurf gegenlesen und Fehler korrigieren, bevor er das Haus verlässt,
- sagen, welche Werkzeuge erlaubt sind und wen es bei Unsicherheit fragt.
Woran Sie merken, dass es wirkt: Fehler in Entwürfen fallen vor dem Versand auf, Fragen zu Daten landen bei der Ansprechperson und nicht mehr in einer privaten Eingabe. Die Kommission hält es in vielen Fällen für unwirksam, nur auf die Gebrauchsanweisung eines KI-Systems zu setzen. Schulen Sie deshalb an echten Aufgaben aus Ihrem Alltag.
Welche Maßnahmen passen
Eine Schulung schreibt Artikel 4 nicht ausdrücklich vor. Sie ist der naheliegende Weg. Wir empfehlen eine Kombination aus vier Bausteinen:
Welche Maßnahme für wen passt, hängt von der Aufgabe ab:
- Wenn jemand KI selten nutzt, etwa für eine gelegentliche Übersetzung, dann genügen Grundlagen und die Regeln.
- Wenn jemand täglich mit KI Texte, Angebote oder Auswertungen erstellt, dann kommt eine Vertiefung dazu: Quellen prüfen, Entwürfe gegenlesen, Daten schützen.
- Wenn jemand Werkzeuge auswählt, Ergebnisse freigibt oder ein Team führt, dann gehören Verantwortung, Verträge mit Anbietern und die eigenen Regeln dazu.
- Wenn ein Werkzeug über Menschen mitentscheidet, etwa bei Bewerbungen oder Lernergebnissen, dann reichen Grundlagen nicht. Prüfen Sie, ob es sich um Hochrisiko-KI handelt.
- Wenn freie Mitarbeitende oder Dienstleister in Ihrem Auftrag KI nutzen, dann klären Sie im Auftrag, welche Kenntnisse Sie erwarten und welche Regeln gelten.
E-Learning, Schulung oder beides
Die Verordnung schreibt kein Format vor. Entscheidend ist, ob Ihr Team danach an den eigenen Aufgaben sicherer arbeitet.
- E-Learning: Gut für Grundlagen und für viele Personen an verschiedenen Orten. Für Teams, die täglich mit KI arbeiten, fehlt oft die Übung an den eigenen Werkzeugen und Aufgaben.
- Schulung oder Workshop mit dem Team: Geübt wird an echten Aufgaben, Fragen zu Ihren Regeln und Werkzeugen klären Sie direkt. Das geht vor Ort oder online.
- Beides: Grundlagen per E-Learning für alle, dazu eine Schulung für die, die täglich mit KI arbeiten.
Achten Sie bei jedem Format auf eine Teilnahmebestätigung mit Datum, Dauer und Inhalten. Dann taugt sie als Aufzeichnung für Ihre Dokumentation.
Die Dokumentation, einmal ausgefüllt
Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission genügen interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen. Halten Sie je Rolle fest: Rolle, Werkzeug, typische Aufgabe, Risiko, Maßnahme und Anlass für die nächste Überprüfung. So sieht das für ein Ingenieurbüro mit 18 Mitarbeitenden aus, das ChatGPT, Copilot und einen Übersetzungsdienst mit Firmenkonten nutzt. Alle haben eine Grundlagenschulung besucht, eine Projektleiterin ist Ansprechperson:
- Angebote und Vertrieb (4 Personen): Werkzeug: ChatGPT mit Firmenkonto. Aufgabe: Angebotstexte vorformulieren. Risiko: Erfundene Leistungen oder Termine im Entwurf. Maßnahme: Grundlagenschulung mit Vertiefung zum Prüfen von Entwürfen, Teilnahmebestätigungen abgelegt. Nächste Überprüfung: Bei einem neuen Werkzeug, spätestens in einem Jahr.
- Projektleitung (5 Personen): Werkzeug: Copilot in Microsoft 365. Aufgabe: Protokolle und Berichte zusammenfassen. Risiko: Projektdaten von Auftraggebern in der Eingabe, falsche Zahlen in Zusammenfassungen. Maßnahme: Schulung mit Vertiefung, Regeln zu Daten. Nächste Überprüfung: Wenn neue Auftraggeber eigene Vorgaben machen.
- Verwaltung (2 Personen): Werkzeug: Übersetzungsdienst mit Firmenkonto. Aufgabe: E-Mails übersetzen. Risiko: Personaldaten in der Eingabe. Maßnahme: Grundlagenschulung und Regeln zu Daten. Nächste Überprüfung: Bei neuen Beschäftigten.
Dazu kommen die Regeln mit Datum, die Ansprechperson und die Teilnahmebestätigungen. Für ein kleines Team passt das auf zwei Seiten. Einen eigenen KI-Beauftragten verlangt Artikel 4 nicht. Die Kommission stellt klar, dass keine bestimmte Organisationsstruktur vorgeschrieben ist.
Hintergrund: Was der KI-Omnibus geändert hat
Mit dem KI-Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, wurde Artikel 4 zum 27.07.2026 geändert. Vorher sollten Anbieter und Betreiber nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Jetzt verlangt Artikel 4 Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Niveau bei einzelnen Personen muss niemand mehr garantieren. Berücksichtigt werden weiterhin Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Fortbildung, der Zusammenhang des Einsatzes und die Menschen, bei denen KI eingesetzt wird.
Wer prüft und ab wann
- 02.02.2025: Artikel 4 gilt.
- 27.07.2026: Der KI-Omnibus ändert Artikel 4 in die heutige Fassung.
- 02.08.2026: Die nationalen Marktüberwachungsbehörden überwachen die Einhaltung.
Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission können die Behörden Verstöße gegen Artikel 4 auch mit Sanktionen ahnden. Jede Sanktion muss im Einzelfall verhältnismäßig sein. Die Kommission hält sie für wahrscheinlicher, wenn es einen Vorfall gibt, der auf fehlende Schulung und Anleitung zurückgeht. Alle Termine der KI-Verordnung finden Sie auf der Themenseite KI-Verordnung.
Nächste Schritte
Mit diesen Schritten setzen Sie Artikel 4 in Ihrem Haus um:
- Fragen Sie im Team ab, welche KI-Werkzeuge genutzt werden, auch privat eingerichtete.
- Ordnen Sie die Personen den Rollen zu und legen Sie je Rolle fest, was sie danach können sollen.
- Legen Sie freigegebene Werkzeuge und Regeln fest, siehe Darf mein Team ChatGPT nutzen?
- Planen Sie Schulungen je Rolle und benennen Sie eine Ansprechperson.
- Legen Sie die Dokumentation wie im Beispiel oben an und tragen Sie den Anlass für die nächste Überprüfung ein.
Wenn Sie die Schulung nicht selbst aufsetzen möchten: Unsere KI-Schulung nach EU-KI-Verordnung zeigt, wie Ihr Team KI-Ergebnisse prüft und Vertrauliches schützt, und enthält eine Teilnahmebestätigung für jede Person.
Arbeitshilfe als PDF: Checkliste KI-Kompetenz nach Artikel 4
Die Vorlagen und Checklisten aus diesem Artikel zum Ausdrucken und Ausfüllen. Sie bekommen das PDF, wenn Sie sich zum lindenbrook-Newsletter mit neuen Artikeln und Arbeitshilfen anmelden.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Artikel 4 unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Art und Umfang der Maßnahmen dürfen sich aber nach dem tatsächlichen Einsatz richten. Kommission und Mitgliedstaaten sollen gerade kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützen.
Reicht ein E-Learning für alle?
Ein E-Learning kann ein Baustein sein, vor allem für die Grundlagen. Die Maßnahmen sollten zu den Aufgaben passen: Wer täglich mit KI Texte für Kunden schreibt, braucht mehr als jemand, der sie selten nutzt. Die EU-Kommission hält es in vielen Fällen für unwirksam, nur auf Gebrauchsanweisungen zu setzen.
Was kostet eine KI-Schulung?
Das hängt vom Format ab. E-Learnings werden meist je Person abgerechnet, Schulungen und Workshops für ein Team je Termin. Kostenlose Kurse, etwa auf dem KI-Campus, können ein Baustein für die Grundlagen sein. Für Artikel 4 zählt, dass die Maßnahmen zu den Aufgaben Ihres Teams passen.
Brauchen wir ein Zertifikat oder einen KI-Beauftragten?
Nein. Nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission ist kein Zertifikat nötig. Unternehmen können interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen führen. Eine bestimmte Organisationsstruktur, etwa ein KI-Beauftragter, ist für Artikel 4 nicht vorgeschrieben.
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Artikel 4 schreibt keine KI-Richtlinie vor. Schriftliche Regeln zur Nutzung sind aber eine der Maßnahmen, die die KI-Kompetenz unterstützen, und sie machen Ihre Maßnahmen nachvollziehbar. Eine Vorlage mit allem, was hineingehört, finden Sie im Artikel „KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage zum Anpassen“.
Wie oft sollte geschult werden?
Die Verordnung nennt keinen Turnus. Bei neuen Werkzeugen, neuen Aufgaben oder neuen Beschäftigten planen Sie eine Auffrischung ein.
Quellen
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (KI-Omnibus), EUR-Lex
- EU-Kommission: AI Literacy, Questions and Answers (englisch)
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
