Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführungen und Teamleitungen, deren Mitarbeitende ChatGPT, Copilot oder ähnliche Werkzeuge nutzen. Er zeigt, was in eine KI-Richtlinie gehört, wann Sie den Betriebsrat einbeziehen und wie Sie die Regeln im Team einführen. Die vollständige Vorlage steht weiter unten im Text und als Word-Datei zum Bearbeiten.
Eine KI-Richtlinie ist die schriftliche Antwort auf die Fragen, die sich jedes Team stellt, sobald die ersten Kolleginnen und Kollegen mit KI arbeiten: Darf ich das hier eingeben? Mit welchem Konto? Muss das noch jemand lesen? Ohne Antwort entscheidet jeder selbst, und genau das ist das Risiko.
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt Unternehmen eine KI-Richtlinie vor. Drei Regeln sprechen trotzdem dafür, die wichtigsten Punkte aufzuschreiben:
- Artikel 4 der KI-Verordnung: Wer KI einsetzt, muss seit dem KI-Omnibus Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Beschäftigten unterstützen. Schriftliche Regeln sind eine solche Maßnahme, und sie machen nachvollziehbar, was Sie getan haben. Mehr dazu im Artikel Gibt es eine KI-Schulungspflicht?
- Datenschutz: Personenbezogene Daten dürfen nur in Werkzeuge, mit deren Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO besteht. Das muss im Team bekannt sein.
- Geschäftsgeheimnisse: Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist eine Information nur geschützt, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. Klare Regeln, was nicht in KI-Werkzeuge gehört, können dazu beitragen.
Was in eine KI-Richtlinie gehört
Eine gute Richtlinie ist kurz genug, dass sie gelesen wird. Sie beantwortet fünf Fragen:
- Welche Werkzeuge sind freigegeben, mit welchem Konto?
- Welche Daten dürfen hinein, welche nie?
- Wer prüft Ergebnisse, bevor sie das Haus verlassen?
- Wann wird kenntlich gemacht, dass KI beteiligt war?
- Wer ist Ansprechperson für Fragen, neue Werkzeuge und Pannen?
Dazu kommen drei Punkte, die oft fehlen: Wofür die Richtlinie gilt, wie das Team lernt und ab wann die Regeln gelten. Die Vorlage enthält alle acht Punkte und als neunten den Rahmen mit Datum und Unterschrift.
Seit dem 02.08.2026 gilt Artikel 50 der KI-Verordnung: Täuschend echte Bilder, Videos oder Tonaufnahmen, die mit KI erzeugt wurden, müssen gekennzeichnet werden. Bei Texten, die die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse informieren, gilt das ebenfalls, außer ein Mensch hat sie geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung. Abschnitt 5 der Vorlage greift das auf.
Die Vorlage
So sieht die Vorlage aus. Ersetzen Sie die Stellen in eckigen Klammern und streichen Sie, was bei Ihnen nicht passt.
KI-Richtlinie für [Unternehmen]
Regeln für die Arbeit mit KI-Werkzeugen wie ChatGPT, Copilot oder Gemini. Stand: [Datum]
1. Wofür diese Richtlinie gilt
Diese Richtlinie gilt für alle, die im Auftrag von [Unternehmen] mit KI-Werkzeugen arbeiten: Beschäftigte, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten sowie freie Mitarbeitende. Sie gilt für alle dienstlichen Inhalte, auf dienstlichen und privaten Geräten.
Wir wollen, dass unser Team KI nutzt, wo sie Arbeit erleichtert. Diese Regeln sorgen dafür, dass dabei keine vertraulichen Daten nach außen gelangen und jedes Ergebnis geprüft wird.
2. Welche Werkzeuge freigegeben sind
| Werkzeug | Konto | Wofür |
|---|---|---|
| [z. B. ChatGPT Team] | Firmenkonto | [Texte entwerfen, zusammenfassen, übersetzen] |
| [z. B. Microsoft Copilot] | Firmenkonto | [Mails, Dokumente und Termine in Microsoft 365] |
| [weiteres Werkzeug] | [Konto] | [Aufgabe] |
Für dienstliche Inhalte nutzen wir nur diese Werkzeuge mit dem Firmenkonto. Private Konten sind dafür nicht erlaubt. Ein neues Werkzeug wird erst genutzt, wenn [Rolle] es freigegeben hat.
3. Welche Daten in eine Eingabe gehören
- Ohne Bedenken: Inhalte ohne Bezug zu Personen und ohne Interna, etwa eine Gliederung, ein allgemeiner Text oder eine Übersetzung.
- Nur mit Platzhaltern: Namen, Kontaktdaten und andere Angaben zu Personen ersetzen wir durch [Name], [Kunde] oder [Betrag]. Geht das nicht, nur in einem freigegebenen Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nur so viel wie nötig.
- Nur nach Freigabe durch [Rolle]: Angebote, Kalkulationen, Verträge und interne Zahlen.
- Nie: Gesundheitsangaben, Personalakten, Bankdaten, Passwörter und Zugangsdaten sowie [weitere vertrauliche Inhalte, etwa Mandanten- oder Patientendaten].
4. Wer prüft und wer verantwortet
KI formuliert überzeugend, auch wenn etwas falsch ist. Jedes Ergebnis, das an Kunden, Partner oder die Öffentlichkeit geht, prüft deshalb ein Mensch auf Richtigkeit, Quellen und Ton. Wer es versendet, trägt die Verantwortung.
Entscheidungen über Personen, etwa über Bewerbungen oder Leistungen, trifft immer ein Mensch.
5. Wann wir KI kenntlich machen
Bilder, Videos und Tonaufnahmen, die mit KI erzeugt oder verändert wurden und echt wirken, kennzeichnen wir. [Weitere Regel, etwa: Texte, die wir veröffentlichen und die ein Mensch nicht geprüft hat, kennzeichnen wir ebenfalls.]
6. Was wir hochladen dürfen
Fremde Texte, Bilder und Dokumente laden wir nur hoch, wenn wir sie dafür nutzen dürfen. Verträge mit Kunden können Vertraulichkeit vorsehen. Im Zweifel fragen wir [Rolle].
7. Wie wir lernen
Wer mit KI arbeitet, nimmt an [Schulung oder Einweisung] teil. Neue Kolleginnen und Kollegen tun das in den ersten [vier Wochen]. [Rolle] hält fest, wer wann teilgenommen hat.
8. An wen Sie sich wenden
Fragen zu dieser Richtlinie und Wünsche nach neuen Werkzeugen gehen an [Name, Kontakt]. Wenn versehentlich vertrauliche Daten in ein Werkzeug gelangt sind, melden Sie das sofort an [Name oder Datenschutzbeauftragte Person].
9. Ab wann sie gilt
Diese Richtlinie gilt ab [Datum]. Wir überprüfen sie jährlich und wenn wir ein neues Werkzeug einführen. [Der Betriebsrat wurde am [Datum] unterrichtet.]
Auf einen Blick
- Wir nutzen nur [Werkzeug] mit dem Firmenkonto.
- Namen und Kontaktdaten ersetzen wir durch Platzhalter.
- Gesundheitsangaben, Personalakten, Bankdaten und Passwörter gehören nie hinein.
- Bevor etwas das Haus verlässt, prüft es ein Mensch.
- Fragen und Pannen gehen an [Name].
So führen Sie die Richtlinie ein
- Nachfragen, wer was nutzt. Fragen Sie im Team, welche Werkzeuge schon im Einsatz sind, auch privat. Daraus ergibt sich die Liste in Abschnitt 2.
- Werkzeuge freigeben. Prüfen Sie für jedes Werkzeug den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und richten Sie Firmenkonten ein. Welches Werkzeug wofür passt, vergleicht ChatGPT, Copilot oder eigene KI.
- Vorlage anpassen. Füllen Sie die Platzhalter aus. Für die meisten Unternehmen reicht dafür eine Stunde.
- Betriebsrat einbeziehen. Gibt es einen, unterrichten Sie ihn rechtzeitig. Ist ein Werkzeug geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat er ein Mitbestimmungsrecht.
- Im Team vorstellen. Erklären Sie die Regeln in einer kurzen Runde und hängen Sie die Kurzfassung auf. Halten Sie fest, wer teilgenommen hat.
- Jährlich prüfen. Neue Werkzeuge und Funktionen kommen schnell. Planen Sie einen festen Termin, an dem Sie die Richtlinie durchsehen.
Vorlage als Word-Datei und PDF
Die Vorlage zum Bearbeiten, mit Kurzfassung für den Arbeitsplatz. Sie bekommen sie als Word-Datei und als PDF, wenn Sie sich zum lindenbrook-Newsletter mit neuen Artikeln und Arbeitshilfen anmelden.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Nein, ein Gesetz schreibt sie nicht vor. Schriftliche Regeln sind aber eine der Maßnahmen, mit denen Sie die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung unterstützen, und sie machen nachvollziehbar, was Sie getan haben.
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
So kurz, dass sie gelesen wird. Zwei Seiten reichen für die meisten Unternehmen, dazu eine Kurzfassung mit fünf Sätzen für den Arbeitsplatz.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, müssen Sie ihn über den geplanten Einsatz von KI rechtzeitig unterrichten. Ist ein Werkzeug geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat er zudem ein Mitbestimmungsrecht. Beziehen Sie ihn früh ein.
Brauchen auch kleine Unternehmen eine KI-Richtlinie?
Gerade dort hilft sie, weil es selten eine eigene IT- oder Datenschutzabteilung gibt. Eine Seite mit Werkzeugen, Datenregeln und Ansprechperson genügt oft.
Reicht eine Richtlinie für Artikel 4?
Sie ist ein Baustein. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die zu den Aufgaben und Vorkenntnissen Ihres Teams passen, etwa eine Schulung oder Einweisung. Die Richtlinie legt fest, wer daran teilnimmt.
Wie oft sollten wir die Richtlinie anpassen?
Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn Sie ein neues Werkzeug einführen oder sich die Rechtslage ändert.
Quellen
- KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4 und 50, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (KI-Omnibus), EUR-Lex
- DSGVO, Artikel 28, EUR-Lex
- § 2 Geschäftsgeheimnisgesetz
- § 87 BetrVG
- § 90 BetrVG
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
