Darf mein Team ChatGPT nutzen?

Was erlaubt ist

Grenzen ziehen vor allem der Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, Verträge mit Kunden und bei manchen Berufen die Verschwiegenheit. Dazu kommt Artikel 4 der KI-Verordnung, mehr dazu im Artikel KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Wo die Risiken liegen

• Private Konten: Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfen keine personenbezogenen Daten hinein. Zudem hat das Unternehmen keinen Einblick, was mit den Eingaben geschieht.
• Vertrauliches in der Eingabe: Kundendaten, Angebote oder interne Zahlen gehören nicht in ein frei verfügbares Werkzeug.
• Ungeprüfte Ergebnisse: KI formuliert überzeugend, auch wenn etwas falsch ist. Jemand muss prüfen, bevor etwas rausgeht.

Beim dritten Risiko spricht man von Halluzinationen: Erfundene Angaben, die plausibel klingen, etwa eine Quelle, die es nicht gibt, oder eine Zahl, die nirgends steht.

Beim zweiten Risiko geht es auch um den Schutz Ihrer eigenen Informationen. Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist eine Information nur dann als Geschäftsgeheimnis geschützt, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. Eine Regel, was nicht in KI-Werkzeuge gehört, kann dazu beitragen.

Welche Daten in eine Eingabe gehören

Die meisten Fragen im Alltag drehen sich darum, was man eingeben darf. Diese Entscheidungshilfe können Sie für Ihr Team übernehmen und an Ihre Branche anpassen:

• Wenn die Eingabe ohne Bezug zu Personen und ohne Interna auskommt, etwa eine Gliederung für einen Vortrag oder ein Entwurf für einen allgemeinen Text, dann ist sie mit dem freigegebenen Konto in Ordnung.
• Wenn Namen, Kontaktdaten oder andere Angaben zu Personen enthalten sind, dann ersetzen Sie sie durch Platzhalter. Geht das nicht, nur in ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nur so viel wie nötig.
• Wenn es um Gesundheitsangaben, Personalakten oder Bankdaten geht, dann gehören sie nicht in ein allgemeines KI-Werkzeug.
• Wenn Angebote, Kalkulationen oder Kundenverträge betroffen sind, dann nur nach Freigabe. Prüfen Sie, ob Ihre Verträge Vertraulichkeit vorsehen.
• Wenn Sie einer beruflichen Verschwiegenheit unterliegen, etwa in einer Kanzlei, dann gelten zusätzliche Regeln, siehe Mandantendaten und KI.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt eine Zahlungserinnerung. Vorher schreibt jemand: „Schreib eine freundliche Mahnung an Maria Muster, Musterstraße 4, Kundennummer 40817. Sie hat die Rechnung 2026-118 seit März nicht bezahlt und am Telefon erzählt, dass sie gerade privat schwierige Zeiten hat.“ Name, Anschrift, Kundennummer und eine persönliche Information landen im Werkzeug, obwohl der Text sie nicht braucht.

Nachher lautet die Eingabe: „Schreib eine freundliche zweite Zahlungserinnerung an eine langjährige Privatkundin. Die Rechnung ist seit sechs Wochen offen. Ton: Verbindlich, ohne Vorwurf, mit dem Angebot einer Ratenzahlung. Verwende die Platzhalter [Name], [Rechnungsnummer] und [Betrag].“ Für den Text genügen diese Angaben. Die echten Angaben setzt die Mitarbeiterin erst in der eigenen Software ein.

Welches Konto Sie brauchen

Für die Arbeit im Unternehmen ist ein geschäftliches Konto die bessere Wahl als eine kostenlose Version mit privatem Konto. Geschäftskundenversionen bieten in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und schließen das Training mit Ihren Eingaben standardmäßig aus. Prüfen Sie das vor der Freigabe beim jeweiligen Anbieter.

Die Fragen dafür stehen als Prüfliste im Artikel Auftragsverarbeitung bei KI-Anbietern. Welches Werkzeug für welche Aufgabe passt und welches Firmenkonto, vergleicht ChatGPT, Copilot oder eigene KI?

Was in eine KI-Richtlinie gehört

Eine gute Richtlinie ist kurz und beantwortet fünf Fragen:

• Welche Werkzeuge sind freigegeben, mit welchem Konto?
• Welche Daten dürfen hinein, welche nie?
• Wer prüft Ergebnisse, bevor sie das Haus verlassen?
• Wann wird kenntlich gemacht, dass KI beteiligt war?
• Wer ist Ansprechperson für Fragen und neue Werkzeuge?

Eine vollständige Vorlage mit neun kurzen Abschnitten und einer Kurzfassung für den Arbeitsplatz finden Sie im Artikel KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage zum Anpassen, auch als Word-Datei.

Betriebsrat und Kennzeichnung

Gibt es einen Betriebsrat, müssen Sie ihn über den geplanten Einsatz von KI rechtzeitig unterrichten und die Auswirkungen auf die Arbeit mit ihm beraten (§ 90 BetrVG). Ist ein Werkzeug geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat er zudem ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG). Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Beziehen Sie ihn deshalb früh ein.

Zur Kennzeichnung gilt seit dem 02.08.2026 Artikel 50 der KI-Verordnung: Täuschend echte Bilder, Videos oder Tonaufnahmen müssen gekennzeichnet werden. Bei Texten, die die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse informieren, gilt das ebenfalls, außer ein Mensch hat sie geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung. Für eine Angebotsmail an einen Kunden kommt es vor allem darauf an, dass ein Mensch prüft und die Verantwortung übernimmt.

Nächste Schritte

• Fragen Sie im Team ab, wer welche KI-Werkzeuge heute nutzt, auch mit privaten Konten.
• Wählen Sie ein Werkzeug mit Geschäftskundenversion aus und klären Sie den Vertrag.
• Passen Sie die Formulierungen oben an und beschließen Sie die Richtlinie mit Datum.
• Binden Sie einen vorhandenen Betriebsrat vor der Einführung ein.
• Schulen Sie das Team, damit die Regeln verstanden werden. Eine Schulung ist zugleich eine naheliegende Maßnahme nach Artikel 4, siehe KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Die Richtlinie und eine kurze Schulung lassen sich gut verbinden: In der KI-Schulung nach EU-KI-Verordnung arbeiten wir auch an den Regeln für Ihr Haus.

Häufige Fragen

Quellen

1. KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, EUR-Lex
2. DSGVO, Artikel 28, EUR-Lex
3. § 87 BetrVG
4. § 90 BetrVG
5. § 80 BetrVG
6. § 2 GeschGehG
7. EU-Kommission: AI Literacy, Questions and Answers (englisch)

Stand: 26.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.