ChatGPT, Copilot oder eigene KI?

Allgemeine KI-Assistenten

ChatGPT, Claude oder Gemini sind vielseitig: Entwürfe schreiben, zusammenfassen, übersetzen, Ideen sammeln. Ihr Unternehmen kennen sie nur aus dem, was Sie in die Eingabe schreiben oder hochladen. Für den Einsatz im Team braucht es ein geschäftliches Konto mit passendem Vertrag.

Für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API-Plattform gibt OpenAI an, geschäftliche Daten standardmäßig nicht zum Training zu verwenden. Für diese drei bietet OpenAI einen Zusatz zur Datenverarbeitung an, also einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Daten aus den Versionen für Einzelpersonen nutzt OpenAI nach eigener Angabe auch für das Training.

Zwei Punkte gehören vor der Einführung geklärt. In ChatGPT Business können Workspace-Admins die Gespräche der Nutzerinnen und Nutzer einsehen, exportieren und löschen. Sagen Sie Ihrem Team offen, wer das kann und wofür. Außerdem bestimmen die Admins, wie lange Gespräche aufbewahrt werden. Gelöschte Gespräche entfernt OpenAI nach eigener Angabe innerhalb von 30 Tagen, von gesetzlichen und wenigen weiteren Ausnahmen abgesehen.

Copilot in Microsoft 365

Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, kann Copilot mit der kostenpflichtigen Copilot-Lizenz auf Dokumente, Mails und Termine zugreifen, und zwar mit den Rechten der jeweiligen Person. Dafür müssen die Rechte sauber vergeben sein: Was jemand sehen darf, findet auch Copilot. Microsoft schreibt dazu, dass Copilot nur Unternehmensdaten anzeigt, für die die jeweilige Person mindestens Anzeigeberechtigungen hat.

Zum Datenschutz macht Microsoft folgende Angaben: Eingaben, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Für Nutzerinnen und Nutzer aus der EU bleibt der Datenverkehr innerhalb der EU-Datengrenze. Ausgenommen sind derzeit Modelle von Anthropic, die als Unterauftragsverarbeiter bereitgestellt werden. Ob solche Drittanbietermodelle genutzt werden, entscheiden die Administratoren. Microsoft hat das Produkt inzwischen in „Microsoft Copilot“ umbenannt, in Lizenzen taucht teils noch der alte Name auf.

Ein einfacher Test vor dem Start: Eine Person ohne Sonderrechte fragt Copilot nach Gehältern, Personalakten oder Kündigungen. Was dabei auftaucht, ist für sie schon heute auffindbar. Schränken Sie solche Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams ein, bevor Copilot für alle kommt.

Firmenkonten im Vergleich: ChatGPT, Copilot, Gemini und Claude

ChatGPT, Copilot, Gemini und Claude gibt es in mehreren Kontoarten. Für die Arbeit im Unternehmen kommen nur die geschäftlichen in Frage, also ChatGPT Business (bis August 2025 ChatGPT Team) oder Enterprise, Copilot in Microsoft 365, Gemini in Google Workspace und Claude Team oder Enterprise. Sie unterscheiden sich weniger im Modell als darin, wer sie verwaltet, auf welche Daten sie zugreifen und was im Vertrag steht. Preise lassen wir weg, sie ändern sich oft und stehen auf den Seiten der Anbieter.

So finden Sie das passende Konto:

• Wenn Ihr Team mit Microsoft 365 arbeitet, ist Copilot Chat in vielen Lizenzen schon enthalten. Fangen Sie damit an und geben Sie die Zusatzlizenz zuerst den Personen, die viel in Mails, Teams und Dokumenten suchen.
• Wenn Ihr Team mit Google Workspace arbeitet, ist Gemini in den Tarifen schon enthalten. Prüfen Sie zuerst, welche Gemini-Funktionen in Ihrer Verwaltungskonsole freigegeben sind.
• Wenn Sie weder Microsoft 365 noch Google Workspace nutzen oder einen zweiten Assistenten wollen, reichen für kleinere Teams ChatGPT Business oder Claude Team.
• Wenn Sie ein Prüfprotokoll, automatische Nutzerverwaltung oder eigene Aufbewahrungsfristen brauchen, etwa wegen eines Berufsgeheimnisses oder einer internen Revision, kommen die Enterprise-Konten in Frage.

Für jede Kontoart gilt die Prüfliste weiter unten. Stand der Angaben: Oktober 2026.

Eine eigene KI-Anwendung

Eine eigene Anwendung ist auf eine Aufgabe zugeschnitten, etwa Angebote aus Ihren Vorlagen entwerfen oder Fragen neuer Kolleginnen und Kollegen aus dem Handbuch beantworten. Sie arbeitet mit Ihrem Wissen, kann die Quelle ihrer Antworten zeigen und auf Wunsch in der EU betrieben werden.

Häufig verbindet eine solche Anwendung ein Sprachmodell mit einer Sammlung Ihrer eigenen Dokumente. Fachlich heißt das Retrieval Augmented Generation, kurz RAG. Die Datenschutzkonferenz hat dazu im Oktober 2025 eine Orientierungshilfe veröffentlicht. Danach lassen sich in der Dokumentensammlung bewährte Rechte- und Rollenkonzepte umsetzen, im Sprachmodell selbst dagegen nicht. Die Methode kann falsche Antworten in gewissem Umfang verringern und erlaubt es in vielen Fällen, das Sprachmodell im eigenen Haus zu betreiben.

Wer eine solche Anwendung entwickeln lässt und unter eigenem Namen einsetzt, gilt nach der KI-Verordnung als Anbieter. Für die meisten Anwendungen bedeutet das wenige zusätzliche Pflichten. Es gehört trotzdem in die Planung.

Soll die Anwendung nicht nur Texte entwerfen, sondern Arbeitsschritte in Ihren Programmen ausführen, spricht man von einem KI-Agenten. Wie viel er selbst tun darf, beschreibt der Artikel KI-Agenten im Unternehmen.

So entscheiden Sie

So ordnen Sie eine konkrete Aufgabe zu:

• Wenn die Aufgabe ohne interne Unterlagen auskommt, etwa ein Entwurf für einen Fachartikel, reicht ein allgemeiner Assistent.
• Wenn die nötigen Unterlagen schon in Outlook, Teams oder SharePoint liegen und die Rechte stimmen, spart Copilot das Hochladen.
• Wenn dieselbe Aufgabe jede Woche wiederkehrt, feste Vorlagen hat und das Ergebnis nachvollziehbar sein muss, prüfen Sie eine eigene Anwendung.

Beispiel: Ein Angebot auf drei Wegen

Ein Planungsbüro mit 15 Mitarbeitenden schreibt jede Woche mehrere Angebote. Grundlage sind eine Anfrage per Mail, Textbausteine für Leistungen und frühere Angebote.

Mit einem allgemeinen Assistenten kopiert jemand die Anfrage ohne Kundennamen und die passenden Textbausteine in die Eingabe und bittet um einen Entwurf. Das funktioniert. Die Qualität hängt jedes Mal davon ab, welche Bausteine die Person auswählt und mitschickt.

Mit Copilot lautet die Eingabe etwa: „Entwirf ein Angebot auf Basis der Anfrage von heute und unserer Vorlage ‚Angebot Planung‘.“ Copilot findet Mail und Vorlage selbst, sofern die Person darauf zugreifen darf. Die Qualität hängt davon ab, wie aufgeräumt die Ablage ist.

Mit einer eigenen Anwendung wählt das Team die Anfrage aus. Die Anwendung kennt alle freigegebenen Bausteine, schlägt die passenden vor und zeigt, aus welcher Vorlage jeder Absatz stammt. Der Aufwand für die Entwicklung kann sich lohnen, weil die Aufgabe jede Woche wiederkehrt.

In allen drei Fällen prüft ein Mensch den Entwurf, bevor er das Haus verlässt.

Prüfliste vor der Freigabe

Diese Fragen klären vor der Freigabe, ob ein Werkzeug zu Ihrem Haus passt, ob Assistent, Copilot oder Entwicklungspartner:

• Gibt es ein geschäftliches Konto, das wir zentral verwalten und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden sperren können?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und zwar für genau den Tarif, den wir nutzen wollen?
• Wer bei uns kann Gespräche einsehen, exportieren oder löschen, und weiß das Team davon?
• Welche Modelle sind freigegeben, auch solche von Drittanbietern?
• Bei Copilot zusätzlich: Sind die Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams geprüft?

Die Fragen zu Training, Speicherort, Speicherdauer und Unterauftragnehmern stehen in der Prüfliste im Artikel Auftragsverarbeitung bei KI-Anbietern. Halten Sie die Antworten je Werkzeug mit Datum fest. So sehen Sie bei Änderungen des Anbieters, was neu zu prüfen ist.

Nächste Schritte

• Schreiben Sie die fünf Aufgaben auf, für die Ihr Team KI am häufigsten nutzen würde, und ordnen Sie jede mit den drei Wenn-Fragen einem Weg zu.
• Gehen Sie für den gewählten Weg die Prüfliste durch.
• Wenn Copilot in Frage kommt, machen Sie den Rechte-Test mit einer Person ohne Sonderrechte.
• Wenn eine Aufgabe nach eigener Anwendung aussieht, beschreiben Sie sie auf einer Seite: Eingang, Unterlagen, gewünschtes Ergebnis, wer prüft.

Mehr dazu, welche Daten in eine Eingabe gehören, steht im Artikel KI und DSGVO.

Häufige Fragen

Quellen

1. Microsoft: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot
2. Microsoft: Überblick über Copilot
3. OpenAI: Datenschutz für Unternehmen
4. Orientierungshilfe zu generativen KI-Systemen mit RAG-Methode, Datenschutzkonferenz (DSK), Oktober 2025
5. Google: Generative KI in Google Workspace, Privacy Hub
6. Google: Google Workspace with Gemini
7. Google Cloud: Gemini Enterprise, Überblick
8. Google Cloud: Gemini Enterprise, Editionen
9. OpenAI: ChatGPT Business overview
10. Anthropic: Pläne und Preise
11. Anthropic: Zusatz zur Datenverarbeitung (DPA)

Stand: 26.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.