Worum es geht
Dieser Artikel richtet sich an Kanzleiinhaber, Berufsträger und Kanzleiteams, die wissen wollen, wo KI im Kanzleijahr Arbeit abnimmt. Er geht die vier Phasen des Jahres durch und nennt für jede Aufgaben, bei denen KI einen Entwurf liefert und ein Mensch entscheidet.
Die Kernaussage: KI entlastet dort am meisten, wo dieselbe Aufgabe für viele Mandate anfällt und ein Mensch das Ergebnis schnell prüfen kann. Nachforderungen, Checklisten und Zusammenfassungen gehören dazu. Die fachliche Entscheidung im Einzelfall bleibt beim Berufsträger. Die Bundessteuerberaterkammer beschreibt KI entsprechend als Verstärker für steuerliche Expertise, die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen.
Sie finden hier eine Entscheidungshilfe für die Auswahl, Beispiele je Phase, zwei durchgespielte Arbeitsschritte mit Musterprompt und Prüfschritte vor dem Versand.
Vorab: Mandantendaten
Viele dieser Aufgaben arbeiten mit Mandantendaten. Dafür braucht es ein von der Kanzlei freigegebenes Werkzeug, das § 62a StBerG und die DSGVO erfüllt. Mehr dazu im Artikel KI in der Steuerkanzlei: Was mit Mandantendaten geht.
Solange kein Werkzeug für Mandantendaten freigegeben ist, starten Sie mit Aufgaben ohne Mandantenbezug oder arbeiten mit Platzhaltern. Die Bundessteuerberaterkammer nennt als niedrigschwelligen Einstieg klar abgegrenzte Pilotfälle, etwa interne Textentwürfe ohne Mandantendaten.
Welche Aufgaben sich zuerst lohnen
Mit diesen Fragen sortieren Sie die Aufgaben Ihrer Kanzlei, bevor Sie anfangen.
- Wenn eine Aufgabe für viele Mandate gleich abläuft, dann gehört sie nach oben. Eine gute Vorlage lässt sich dort immer wieder nutzen.
- Wenn sich das Ergebnis mit einem Blick prüfen lässt, etwa eine Erinnerungsmail, dann eignet sie sich für den Einstieg.
- Wenn die Aufgabe Mandantendaten braucht und noch kein Werkzeug dafür freigegeben ist, dann stellen Sie sie zurück oder lösen sie mit Platzhaltern.
- Wenn ein Fehler teuer wäre, etwa bei Fristen oder einem Einspruch, dann setzen Sie KI nur zur Vorbereitung oder als Gegenprobe ein und prüfen gründlich.
- Wenn eine Aufgabe selten vorkommt, dann bringt eine Vorlage wenig. Bleiben Sie dort beim bisherigen Weg.
Die Bundessteuerberaterkammer schlägt vor, jede Idee nach Nutzen und Aufwand einzuordnen und vorab Erfolgskriterien festzulegen. Typische Kennzahlen sind die Zeit je Vorgang, die Fehlerquote und die Zufriedenheit der Mandanten, etwa durch schnellere Rückmeldungen. Halten Sie vor dem Start fest, wie lange ein Vorgang heute dauert. Sonst lässt sich später nichts vergleichen.
Für die Sortierung reicht eine einfache Liste mit fünf Spalten: Aufgabe, Phase im Kanzleijahr, wie oft sie anfällt, ob Mandantendaten nötig sind und wer das Ergebnis prüft. Was oben landet, ist Ihr Kandidat für den Anfang.
Jahreswechsel
Von Dezember bis Februar kommen viele Aufgaben zusammen. KI hilft hier vor allem bei Schreiben und Listen, die für viele Mandate ähnlich aussehen.
- Nachforderungen fehlender Belege für alle Mandate in einem Durchgang
- Checklisten zu den Neuerungen im Lohn je Mandant
- Fragen im Team aus den Kanzleiunterlagen beantworten
Durchgespielt: Belege nachfordern. Vorher schreibt die Sachbearbeitung für jedes Mandat eine eigene Mail und formuliert jedes Mal neu. Nachher hält sie je Mandat in Stichworten fest, welche Unterlagen fehlen und bis wann sie gebraucht werden. Die KI macht daraus Entwürfe im Ton der Kanzlei. Die Sachbearbeitung prüft jeden Entwurf, setzt die persönlichen Angaben ein und verschickt ihn. Die Arbeit verschiebt sich vom Formulieren zum Prüfen.
Ein Musterprompt dafür:
„Schreibe eine freundliche Erinnerung an [ANREDE]. Für die Einkommensteuererklärung fehlen noch: [UNTERLAGEN]. Bitte bis zum [DATUM]. Ton: herzlich, kurz. Nenne nur die aufgeführten Unterlagen und ergänze nichts.“
Vor dem Versand prüfen Sie drei Dinge: Stimmen Name und Anrede? Ist die Liste vollständig? Passt die Frist zu Ihrem Kalender?
Abschlüsse und Erklärungen
Von März bis Juli hängt viel daran, dass Unterlagen vollständig sind und die Angaben zusammenpassen.
- fehlende Unterlagen mit der Anforderungsliste abgleichen
- Widersprüche zwischen Mandantenangaben und Entwurf markieren
- den Abschluss verständlich auf einer Seite zusammenfassen
Beim Abgleich gehen die Anforderungsliste der Kanzlei und die Liste der eingegangenen Unterlagen in ein freigegebenes Werkzeug. Die KI gibt aus, was fehlt und was doppelt vorliegt. Die Sachbearbeitung prüft das gegen die Akte und nutzt das Ergebnis für die Nachforderung. Bei der Zusammenfassung des Abschlusses gilt dasselbe: Die KI schreibt eine Seite in verständlicher Sprache, der Berufsträger prüft jede Zahl gegen den Abschluss, bevor die Seite im Mandantengespräch auf dem Tisch liegt.
Bescheide und Schriftverkehr
Schreiben des Finanzamts kommen das ganze Jahr. Hier entlastet KI vor allem beim Erklären und Vorbereiten.
- Entwürfe, die Bescheide in einfacher Sprache für Mandanten erklären
- Einsprüche mit strittigen Punkten und Fundstellen als Entwurf vorbereiten, jede Fundstelle wird geprüft
- Fristen aus jedem Schreiben auflisten, als Gegenprobe zum Fristenbuch, nicht als Ersatz
KI-Antworten können Fundstellen oder Urteile nennen, die es so nicht gibt oder die nicht passen. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt deshalb, genannte Paragrafen im Gesetz nachzuschlagen und Berechnungen zumindest plausibel nachzurechnen. Je größer die Tragweite, desto gründlicher die Prüfung. Für einen Einspruchsentwurf eignet sich diese Reihenfolge:
- strittige Punkte von der KI auflisten lassen und mit der eigenen Prüfung vergleichen
- jede genannte Fundstelle im Original öffnen und lesen
- Beträge selbst nachrechnen
- Frist und Zuständigkeit getrennt im Fristenbuch prüfen
- den Entwurf vom Berufsträger freigeben lassen
Einen Musterprompt für die Erklärung eines Bescheids in einfacher Sprache finden Sie im Artikel KI in der Steuerkanzlei: Was mit Mandantendaten geht.
Planung und Jahresgespräch
Von Oktober bis Dezember stehen Jahresgespräche und neue Gesetze an.
- das Mandantenjahr für das Jahresgespräch auf einer Seite zusammenfassen
- Rundschreiben mit den Gesetzesquellen abgleichen
- Protokolle mit Aufgaben und Zuständigkeiten aus Ihren Notizen entwerfen
Durchgespielt: das Protokoll nach dem Jahresgespräch. Vorher schreibt der Berufsträger das Protokoll am Abend aus seinen Notizen. Nachher gehen die Stichworte in ein freigegebenes Werkzeug. Die KI gliedert sie, der Berufsträger korrigiert und gibt frei. Ein Musterprompt dafür:
„Gliedere die folgenden Notizen aus einem Mandantengespräch in drei Abschnitte: Ergebnisse, Aufgaben mit zuständiger Person und Termin, offene Fragen. Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht. Markiere unklare Stellen mit [?].“
Die Markierung unklarer Stellen ist wichtig: Sie zeigt, wo die Notizen Lücken haben, und lenkt die Prüfung dorthin.
Nächste Schritte
- Schreiben Sie für jede der vier Phasen die Aufgaben auf, die Ihr Team am häufigsten wiederholt.
- Sortieren Sie die Liste mit der Entscheidungshilfe oben und wählen Sie zwei, drei Aufgaben aus.
- Halten Sie fest, wie lange ein Vorgang heute dauert und wie oft nachgefragt wird.
- Klären Sie, welches Werkzeug dafür freigegeben ist, oder lösen Sie die Aufgaben zunächst mit Platzhaltern.
- Legen Sie für jede Aufgabe die Prüfschritte fest und wer freigibt.
- Werten Sie nach einigen Wochen aus und entscheiden Sie, welche Aufgabe als Nächstes dazukommt.
Der KI-Workshop für Kanzleiteams dauert einen halben Tag. Ihr Team bereitet darin Mails, Unterlagen und Schreiben mit KI vor, geübt mit erfundenen oder anonymisierten Beispielen aus dem Kanzleialltag. Sie nehmen Mailvorlagen, Checklisten, einen Entwurf für Regeln zur KI-Nutzung und eine Teilnahmebestätigung je Person mit. Alle Formate finden Sie unter KI für Steuerkanzleien.
Welche Aufgabe wiederholt sich in Ihrer Kanzlei am häufigsten?
Häufige Fragen
Wie fangen wir an?
Mit einem Workshop für das Kanzleiteam an Aufgaben aus Ihrer Kanzlei. Danach wissen Sie, welche zwei, drei Aufgaben sich zuerst lohnen.
Dürfen Mandantendaten verwendet werden?
Nur unter den Voraussetzungen von § 62a StBerG und bei personenbezogenen Daten mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu im Artikel über Mandantendaten.
Wer haftet, wenn ein KI-Entwurf fehlerhaft ist?
Die Verantwortung bleibt beim Berufsträger, KI-Ergebnisse müssen geprüft werden. Nach der Bundessteuerberaterkammer sind KI-basierte Fehler in der Regel von der Berufshaftpflichtversicherung gedeckt. Maßgeblich sind die Bedingungen Ihres Vertrags, im Zweifel fragen Sie Ihren Versicherer.
Müssen wir Mandanten sagen, dass KI an einem Schreiben mitgewirkt hat?
Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht dazu gibt es nach der Bundessteuerberaterkammer derzeit nicht. Fließen personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst, sollte die Datenschutzinformation der Kanzlei das erläutern. Als Möglichkeit nennt die Kammer einen Hinweis in der Mandatsvereinbarung, dass KI als Hilfsmittel dient und die Endkontrolle beim Menschen liegt.
Woran merken wir, ob KI uns entlastet?
Legen Sie vor dem Start fest, was Sie messen, etwa die Zeit je Vorgang, die Fehlerquote oder wie schnell Mandanten eine Antwort bekommen. Diese Kennzahlen schlägt die Bundessteuerberaterkammer vor. Vergleichen Sie nach einigen Wochen mit dem Stand vorher.
Quellen
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
