Worum es geht
Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführungen und Führungskräfte, die KI in ihrem Team einführen wollen oder merken, dass einzelne Mitarbeitende sie längst nutzen. Er zeigt, welche Entscheidungen vor dem Start fallen sollten, und gibt Ihnen Vorlagen für das erste Gespräch im Team und für schriftliche Regeln.
Ob KI im Alltag ankommt, entscheidet meist nicht die Technik. Es kommt darauf an, wie das Team mitgenommen wird. Ein Werkzeug, das niemand nutzt, ändert nichts. Ein Werkzeug, das jede Person nach eigenen Regeln nutzt, bringt Risiken für Daten und Qualität.
Der Weg dazwischen hat vier Teile: Verantwortung klären, Sorgen ernst nehmen, klein anfangen und Regeln aufschreiben. Die Verantwortung steht vorn, weil jede weitere Frage eine Person braucht, die sie beantwortet.
Verantwortung klären
KI erstellt Entwürfe, Menschen entscheiden. Legen Sie fest, wer Ergebnisse prüft und freigibt. Bestimmen Sie außerdem eine Ansprechperson für KI im Unternehmen.
Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss nach Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz im Team unterstützen. Mehr dazu im Artikel KI-Schulungspflicht nach Artikel 4.
In einem Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitenden kann die Verteilung so aussehen:
- Geschäftsführung: entscheidet, welche Werkzeuge eingesetzt werden, und setzt die Regeln in Kraft.
- Ansprechperson für KI: sammelt Fragen, prüft neue Werkzeuge vor der Freigabe und hält Regeln und Vorlagen aktuell.
- Fachliche Freigabe: Wer heute ein Ergebnis verantwortet, verantwortet es auch mit KI. Wer bisher ein Angebot unterschreibt, prüft auch den Entwurf der KI.
Der letzte Punkt erspart viele Diskussionen. Mit KI ändert sich, wie ein Entwurf entsteht. Wer für das Ergebnis geradesteht, bleibt gleich.
Sorgen ernst nehmen
Viele fragen sich, was KI für ihre Arbeit bedeutet. Sprechen Sie offen darüber, was sich ändert und was nicht. Zeigen Sie, welche Aufgaben KI abnimmt und wofür dadurch Zeit frei wird.
Typische Fragen im Team lauten: Werde ich ersetzt? Muss ich das können, auch wenn ich mich nicht auskenne? Wer haftet, wenn die KI einen Fehler macht? Werde ich damit überwacht? Die Leitung sollte auf jede dieser Fragen eine ehrliche Antwort haben, bevor sie das Thema ankündigt.
Ein Leitfaden für ein erstes Teamgespräch:
- Was wir vorhaben: welche Aufgaben, welches Werkzeug, ab wann
- Was gleich bleibt: wer verantwortet und wer freigibt
- Was wir nicht vorhaben: zum Beispiel Leistung mit KI messen, wenn das zutrifft
- Wie alle lernen: Schulung, Ansprechperson, Zeit zum Ausprobieren
- Offene Runde: Fragen und Bedenken sammeln, Antworten nachreichen, wo es noch keine gibt
Schreiben Sie die Fragen mit. Sie zeigen, wo die Regeln später mehr Klarheit brauchen. Die Frage nach Überwachung gehört außerdem zum Betriebsrat, wenn es einen gibt, wie weiter unten beschrieben.
Klein anfangen
Wählen Sie zwei oder drei Aufgaben, bei denen KI schnell spürbar hilft. Lassen Sie das Team selbst ausprobieren und Vorlagen sammeln, die im Alltag funktionieren. Welche Aufgaben sich eignen, beschreibt der Artikel Fünf Aufgaben, bei denen KI zuerst hilft.
Ein Vorher und Nachher aus einer Verwaltung mit zwölf Mitarbeitenden zeigt den Unterschied:
- Vorher: Die Geschäftsführung kündigt per Rundmail an, dass ab sofort alle ein KI-Werkzeug nutzen können. Einige probieren es aus, andere nicht. Nach einigen Wochen weiß niemand, wer es wofür nutzt und ob es etwas bringt.
- Nachher: Drei Freiwillige testen einige Wochen lang zwei festgelegte Aufgaben, Protokolle und Antworten auf häufige Anfragen. Gelungene Eingaben legen sie in einem gemeinsamen Ordner ab und berichten in der Teambesprechung, was funktioniert hat. Danach entscheidet die Leitung, ob die Aufgaben auf das ganze Team ausgeweitet werden.
Der zweite Weg braucht länger bis zum ersten Ergebnis. Dafür entstehen Vorlagen aus dem eigenen Alltag und Kolleginnen und Kollegen sehen an echten Fällen, was KI leistet.
Regeln aufschreiben
Halten Sie fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wie geprüft wird. Oft reicht eine Seite. Mehr dazu im Artikel Darf mein Team ChatGPT nutzen?
Formulierungen, die Sie übernehmen und anpassen können:
- „Für die Arbeit nutzen wir nur [Werkzeug] mit dem Firmenkonto. Private Konten sind für dienstliche Inhalte nicht erlaubt.“
- „Namen, Kontaktdaten, Kundennummern und alles, was auf eine Person schließen lässt, geben wir nur in Werkzeuge ein, für die ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Im Zweifel ersetzen wir sie durch Platzhalter.“
- „Vertrauliche Unterlagen wie Angebote, Verträge und interne Zahlen gehören nicht in frei verfügbare Werkzeuge.“
- „Jedes Ergebnis, das das Haus verlässt, prüft ein Mensch. Verantwortlich ist, wer es auch ohne KI verantworten würde.“
- „Fragen und Vorschläge für neue Werkzeuge gehen an [Ansprechperson].“
- „Diese Regeln gelten ab [Datum] und werden spätestens nach [Zeitraum] überprüft.“
Datieren Sie die Regeln. So können Sie später zeigen, was zu welchem Zeitpunkt galt.
Den Betriebsrat früh einbinden
Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein. Er ist über den geplanten Einsatz von KI rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 BetrVG). Das Gesetz verlangt, dass die Beratung so rechtzeitig stattfindet, dass seine Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können.
Ist ein Werkzeug geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, hat der Betriebsrat zudem ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG). Klären Sie diese Frage, bevor das Werkzeug eingeführt wird.
In der Praxis hilft es, den Betriebsrat schon zum ersten Entwurf der Regeln einzuladen. Dann fließen seine Fragen in die Fassung ein, die später für alle gilt.
Kompetenz aufbauen und dranbleiben
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, keine bestimmte Form. Bewährt hat sich eine Kombination: Grundlagen für alle, eine Vertiefung für die, die täglich mit KI arbeiten, eine Ansprechperson und regelmäßiges Auffrischen, weil sich die Werkzeuge schnell ändern.
Halten Sie fest, was Sie getan haben:
- wer wann an welcher Schulung teilgenommen hat
- die geltenden Regeln zur KI-Nutzung, mit Datum
- welche KI-Werkzeuge im Einsatz sind und wer sie nutzt
Damit das Wissen im Alltag bleibt, reicht oft ein fester Punkt in der Teambesprechung: Was hat funktioniert, welche Vorlage ist neu, wo gab es Probleme? Neue Vorlagen kommen in die gemeinsame Sammlung, neue Fragen an die Ansprechperson. Kommen neue Werkzeuge, neue Aufgaben oder neue Beschäftigte dazu, ist das ein guter Anlass für eine Auffrischung.
Nächste Schritte
Eine Reihenfolge, mit der Sie in den kommenden Wochen starten können:
- Ansprechperson benennen und festlegen, wer Ergebnisse freigibt
- das erste Teamgespräch mit dem Leitfaden führen und die Fragen mitschreiben
- zwei oder drei Aufgaben und einige Freiwillige auswählen
- die Regeln auf einer Seite aufschreiben, datieren und mit dem Betriebsrat besprechen, wenn es einen gibt
- eine Schulung planen und die Teilnahme festhalten
- nach einigen Wochen auswerten und entscheiden, wie es weitergeht
Wer wäre in Ihrem Team die richtige Ansprechperson für KI?
Häufige Fragen
Wer sollte KI-Ansprechperson sein?
Jemand mit Neugier und Rückhalt der Leitung. Fachwissen über KI ist weniger wichtig als die Bereitschaft, Fragen zu sammeln und weiterzugeben.
Was tun, wenn jemand nicht will?
Nicht drängen. Zeigen, was Kolleginnen und Kollegen erreichen, und Raum für Fragen geben. Oft überzeugt ein gelungenes Beispiel aus dem eigenen Alltag.
Sollen wir KI verbieten, bis Regeln stehen?
Ein Verbot hält selten. Wer KI trotzdem nutzt, tut es dann oft mit privaten Konten, ohne dass jemand davon weiß. Hilfreicher ist eine kurze vorläufige Regel: welches Werkzeug, welche Daten nicht hineingehören, wer prüft.
Müssen alle im Team gleich viel können?
Nein. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren. Sinnvoll sind Grundlagen für alle und eine Vertiefung für die, die täglich mit KI arbeiten.
Wie lang sollte eine KI-Richtlinie sein?
Oft reicht eine Seite. Wichtig ist, dass sie die Fragen beantwortet, die im Alltag auftauchen: welches Werkzeug, welche Daten, wer prüft, wer hilft.
Quellen
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
