KI im Unternehmen: Fünf Aufgaben für den Einstieg

Worum es geht

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführungen, Teamleitungen und alle, die in einem kleinen oder mittleren Unternehmen mit KI anfangen wollen. Er beantwortet eine Frage: Mit welcher Aufgabe fangen wir an?

Der beste Anfang ist eine Aufgabe, die oft vorkommt, Zeit kostet und sich gut prüfen lässt. Ein neues Werkzeug allein ändert wenig. Der Nutzen zeigt sich erst, wenn es auf eine konkrete Arbeit trifft, die jede Woche wiederkehrt.

Fünf Aufgaben erfüllen diese Bedingungen in vielen Unternehmen: Angebote, Protokolle, Berichte, Recherche und Einarbeitung. Zu jeder finden Sie unten, was die KI übernimmt, was beim Menschen bleibt, und bei den meisten eine Vorlage, die Sie direkt ausprobieren können. In allen fünf Fällen liefert die KI Entwürfe. Entscheidung und Freigabe bleiben beim Menschen.

Woran Sie eine gute erste Aufgabe erkennen

Legen Sie zuerst die Aufgabe fest, danach das Werkzeug. Prüfen Sie jeden Kandidaten an fünf Merkmalen:

Sie kommt jede Woche vor.
Sie kostet heute spürbar Zeit.
Sie folgt einem erkennbaren Muster.
Ein Ergebnis lässt sich in wenigen Minuten prüfen.
Sie braucht keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten, oder es gibt ein passendes Werkzeug dafür.

Eine einfache Übung dazu: Bitten Sie drei oder vier Personen aus dem Team, eine Woche lang jede Aufgabe zu notieren, die immer wiederkehrt, mit einer groben Schätzung der Dauer. Am Ende der Woche legen Sie die Listen nebeneinander und streichen alles, was weniger als drei der fünf Merkmale erfüllt. Was übrig bleibt, sind Ihre Kandidaten.

Für das letzte Merkmal hilft diese Entscheidungshilfe:

Wenn die Aufgabe ohne Namen, Kundendaten oder interne Zahlen auskommt, reicht ein allgemeiner KI-Assistent mit geschäftlichem Konto.
Wenn sich personenbezogene Angaben vorher ersetzen lassen, ersetzen Sie Namen und alles, was auf die Person schließen lässt, durch Platzhalter wie „Kunde A“.
Wenn die Aufgabe ohne personenbezogene Daten nicht funktioniert, braucht es ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu im Artikel KI und DSGVO.
Wenn die Aufgabe Ihr eigenes Wissen braucht, etwa ein Handbuch, und sehr oft vorkommt, lohnt der Blick auf eine eigene Anwendung. Siehe ChatGPT, Copilot oder eigene KI?

Angebote vorbereiten

Viele Anfragen durchlaufen dieselben Schritte: lesen, fehlende Angaben erkennen, passende Bausteine zusammenstellen, Preise einsetzen, Text formulieren. Die KI kann die Anfrage lesen, fehlende Angaben erkennen und einen Entwurf aus Ihren Bausteinen schreiben. Gerechnet wird mit Ihren hinterlegten Sätzen, hinaus geht das Angebot erst nach Freigabe.

Ein durchgespieltes Beispiel aus einem Handwerksbetrieb, der Anfragen per Mail erhält:

Vorher: Die Anfrage kommt herein. Jemand liest sie, sucht im Ordner ein ähnliches altes Angebot, kopiert Textbausteine und merkt beim Schreiben, dass Maße fehlen. Die Rückfrage geht raus, das Angebot entsteht erst nach der Antwort, oft in mehreren Anläufen.
Nachher: Die Anfrage geht ohne Kontaktdaten an die KI. Sie listet zuerst, welche Angaben fehlen, und formuliert die Rückfrage. Sobald alles vorliegt, schreibt sie einen Entwurf aus den freigegebenen Bausteinen. Die Mitarbeiterin setzt die Preise aus der Preisliste ein, prüft die Positionen, passt den Ton an und gibt frei.

Die Arbeit verschiebt sich vom Zusammensuchen zum Prüfen. Wie viel das ausmacht, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Messen Sie es selbst, wie im letzten Abschnitt beschrieben.

Vorlage zum Ausprobieren: „Hier sind eine Kundenanfrage und unsere Liste mit Leistungsbausteinen. Liste zuerst auf, welche Angaben für ein Angebot fehlen, und formuliere dazu eine freundliche Rückfrage. Schreibe danach einen Angebotstext nur aus den Bausteinen der Liste. Setze keine Preise ein, markiere die Stellen mit [PREIS].“

Protokolle und Zusammenfassungen

Aus Notizen wird ein Protokoll mit Aufgaben und Zuständigkeiten. Lange Mails und Dokumente werden auf das Wesentliche gekürzt. Die Aufgabe eignet sich gut für den Anfang, weil die Person, die in der Besprechung saß, das Ergebnis sofort beurteilen kann.

Wichtig ist eine feste Gliederung. Dann sehen alle Protokolle gleich aus und fehlende Punkte fallen auf. Eine Vorlage, die Sie übernehmen können:

Vorlage: „Erstelle aus den folgenden Stichpunkten ein Protokoll mit diesen Abschnitten: Anlass und Teilnehmende (nur Rollen, keine Namen), Ergebnisse, Entscheidungen, Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin, offene Fragen. Ergänze nichts, was nicht in den Stichpunkten steht. Wenn eine Zuständigkeit oder ein Termin fehlt, schreibe ‚offen‘.“

Der letzte Satz der Vorlage ist der wichtigste. KI formuliert überzeugend, auch wenn etwas falsch ist oder fehlt. Die Anweisung, Fehlendes als offen zu markieren, hält Lücken sichtbar. Wer das Protokoll prüft, sieht so auf einen Blick, wo noch nachgefragt werden muss.

Berichte und Dokumentation

Aus kurzen Notizen, Fotos und Stammdaten entsteht ein nachvollziehbarer Bericht. Offene Punkte bleiben sichtbar, freigegeben wird vom Menschen. Das passt etwa zu Serviceeinsätzen, Begehungen oder Prüfungen, nach denen heute jemand am Ende des Tages den Bericht nachträgt.

Klären Sie vorab drei Dinge: welche Daten verwendet werden, wo die Grenze liegt und wer freigibt. Im Beispiel eines Serviceberichts sind das: Notizen, Fotos und Stammdaten des Einsatzes, keine Bewertung von Personen. Der Entwurf glättet nichts, offene Punkte bleiben offen. Die Freigabe liegt bei der Person, die vor Ort war. Wie das aussehen kann, zeigt das Beispiel Berichte.

Für den Einstieg reicht eine Gliederung, die Sie heute schon nutzen: Einsatz, festgestellter Zustand, durchgeführte Arbeiten, offene Punkte, nächster Schritt. Geben Sie diese Gliederung bei jeder Eingabe mit, dann folgen alle Entwürfe demselben Aufbau.

Recherche und Vorarbeit

Themen sortieren, Fragen sammeln, einen Überblick verschaffen: Für diese Vorarbeit eignet sich KI gut. Sie hilft, ein neues Thema zu gliedern, bevor Sie in die Tiefe gehen, etwa vor einem Gespräch mit einem neuen Lieferanten oder vor einer internen Entscheidung.

Wichtig: Fakten und Quellen immer selbst prüfen. Nutzen Sie die Antworten als Ausgangspunkt und nicht als Beleg. Eine Vorlage, die das berücksichtigt:

Vorlage: „Ich bereite mich auf ein Gespräch über [Thema] vor. Gliedere das Thema in fünf bis sieben Unterpunkte und nenne zu jedem zwei Fragen, die ich stellen sollte. Kennzeichne unsichere Aussagen und nenne, wo ich sie prüfen kann.“

Vor einem Gespräch hilft KI, ein neues Thema zu gliedern und Fragen zu sammeln.

Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen

Ein Assistent beantwortet Fragen aus Ihrem Handbuch und zeigt, wo es steht. Er antwortet nur aus freigegebenen Unterlagen, etwa Handbuch, Betriebsvereinbarungen und Formularen. Was dort nicht steht, bleibt offen. Personalakten und Gehaltsdaten gehören nicht hinein, Auskunft zu Vertrag und Gehalt gibt weiter das Personalbüro.

Anders als die übrigen vier Aufgaben braucht das eine eigene Anwendung, denn ein allgemeiner Assistent kennt Ihr Handbuch nicht. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie neue Leute einarbeiten und wie gut Ihre Unterlagen gepflegt sind. Siehe Beispiel Einarbeitung.

Eine Vorarbeit lohnt sich auch ohne Anwendung: Sammeln Sie die Fragen, die neue Kolleginnen und Kollegen in den ersten Wochen stellen, und prüfen Sie, ob die Antworten schriftlich vorliegen. Diese Liste ist später die Grundlage für jeden Assistenten.

Nächste Schritte

Nicht anfangen sollten Sie mit Entscheidungen über Menschen und mit Aufgaben, deren Ergebnis sich kaum prüfen lässt. KI, die Bewerbungen sichtet oder bewertet, gilt nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI. Mehr dazu im Artikel Hochrisiko-KI.

Für den Start mit einer der fünf Aufgaben:

Wählen Sie eine Aufgabe und eine Person, die sie verantwortet.
Schätzen Sie, wie lange die Aufgabe heute dauert, und notieren Sie es.
Probieren Sie die passende Vorlage aus diesem Artikel an fünf bis zehn echten Fällen aus, ohne personenbezogene Daten.
Passen Sie die Vorlage an, bis die Entwürfe brauchbar sind, und legen Sie sie für das Team ab.
Vergleichen Sie nach einigen Wochen Dauer, Qualität und Zufriedenheit im Team.

Wenn Sie zuerst sehen möchten, welche Bereiche bei Ihnen am meisten Zeit kosten, hilft der KI-Check. Welche Aufgabe kostet in Ihrem Team jede Woche die meiste Zeit?

Häufige Fragen

Womit sollten wir nicht anfangen?

Mit Entscheidungen über Menschen, etwa Bewerbungen, und mit Aufgaben, deren Ergebnis sich kaum prüfen lässt. KI, die Bewerbungen sichtet oder bewertet, gilt nach der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI.

Wie messen wir den Nutzen?

Schätzen Sie vorher, wie lange die Aufgabe dauert, und vergleichen Sie nach einigen Wochen. Achten Sie auch auf Qualität und Zufriedenheit im Team.

Welches Werkzeug brauchen wir für den Anfang?

Für Angebote, Protokolle, Berichte und Recherche reicht oft ein allgemeiner KI-Assistent mit geschäftlichem Konto und passendem Vertrag. Für die Einarbeitung braucht es eine eigene Anwendung, die nur aus Ihren freigegebenen Unterlagen antwortet.

Dürfen Kundendaten in die Vorlagen?

Nur in ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und mit einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Einfacher ist es, Namen und alles, was auf die Person schließen lässt, vorher durch Platzhalter zu ersetzen. Viele Entwürfe gelingen auch so.

Was tun, wenn die Ergebnisse anfangs nicht passen?

Verbessern Sie zuerst die Eingabe: Gliederung vorgeben, ein gelungenes Beispiel mitgeben, Fehlendes als offen markieren lassen. Bleiben die Ergebnisse nach mehreren Versuchen unbrauchbar, eignet sich die Aufgabe vermutlich nicht für den Anfang.