Mit der Aufgabe beginnen
Dieser Artikel beschreibt, wie ein KI-Projekt mit lindenbrook abläuft, von der ersten Frage bis zur Anwendung, die Ihr Team jeden Tag nutzt. Er richtet sich an Geschäftsführungen und Fachbereiche, die überlegen, ob und wie sie anfangen.
Ein KI-Projekt beginnt mit einer Aufgabe, nicht mit einem Werkzeug. Die wichtigste Frage lautet deshalb: Welche Aufgabe kostet am meisten Zeit? Welches Werkzeug passt, klärt sich danach. Wer die Arbeit macht, weiß das meist am besten. Deshalb arbeitet die Potenzialanalyse mit den Menschen, die die Aufgaben täglich erledigen.
Der Weg hat fünf Schritte. Jeder endet mit einem Ergebnis, das für sich steht. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Die fünf Schritte
Die ersten drei Schritte klären, wo sich KI für Sie lohnt und womit Sie anfangen. Mit dem ersten Entwurf beginnt die Umsetzung, aus der ein Projekt mit Entwicklung, Einführung und Betreuung werden kann.
KI-Check und Erstgespräch
Der KI-Check dauert etwa zwei Minuten, ist kostenlos und braucht keine Anmeldung. Er stellt sechs kurze Fragen, etwa nach Ihrer Branche, nach bis zu drei Bereichen, in denen Ihr Team viel Zeit verbringt, und danach, wie viele Stunden diese Bereiche pro Woche kosten. Eine grobe Schätzung reicht. Danach sehen Sie, wo KI ansetzt, und eine Schätzung, wie viele Stunden pro Woche frei werden könnten.
Im Erstgespräch sprechen wir 30 Minuten per Telefon oder Video, unverbindlich. Vorbereiten müssen Sie nichts. Wir hören zu, ordnen ein, was sich für KI eignet und was nicht, und Sie entscheiden, ob sich ein nächster Schritt lohnt. Haben Sie den KI-Check gemacht, können Sie das Ergebnis bei der Buchung mitschicken.
Hilfreich ist es, vorher eine Aufgabe in zwei oder drei Sätzen zu notieren. Etwa so: „Wir beantworten jede Woche viele ähnliche Anfragen per Mail. Die Antworten stehen größtenteils in unseren Unterlagen, das Heraussuchen dauert.“
Potenzialanalyse: eine begründete Reihenfolge
Die KI-Potenzialanalyse dauert einen Tag vor Ort, mit fünf bis zwölf Personen aus Fachbereich, Führung und IT. Am Vormittag sammelt Ihr Team Abläufe, so wie sie wirklich laufen, und markiert, wo übertragen, gesucht und gewartet wird. Am Nachmittag wird jede Aufgabe nach vier Kriterien bewertet und in eine Reihenfolge gebracht: was zuerst kommt, was später, was gar nicht.
Die vier Kriterien können Sie auch selbst als Raster nutzen:
- Häufigkeit: Wie oft fällt die Aufgabe an?
- Aufwand heute: Wie lange dauert sie?
- Prüfbarkeit: Lässt sich das Ergebnis in Sekunden prüfen?
- Datenlage: Liegen die Unterlagen vor?
Ein Beispiel: Ein Planungsbüro bewertet zwei Aufgaben. Antworten auf wiederkehrende Rückfragen von Bauherren fallen täglich an, kosten jedes Mal Suchzeit, lassen sich schnell prüfen und stützen sich auf vorhandene Unterlagen. Die Auswertung alter Projektakten für neue Kalkulationen kommt seltener vor und ein Teil der Akten liegt nur auf Papier. Die Rückfragen kommen deshalb zuerst. Die Projektakten folgen später, wenn die Unterlagen digital vorliegen.
Sie nehmen eine bewertete Liste Ihrer Aufgaben mit, eine begründete Reihenfolge, eine erste Einschätzung je Aufgabe und einen klaren nächsten Schritt. Die Liste gehört Ihnen. Sie können damit auch selbst weitermachen.
Ein erster Entwurf in zwei Tagen
Im Workshop Von der Idee zur ersten Anwendung entsteht in zwei Tagen aus einer Ihrer Aufgaben ein Entwurf, den Sie selbst bedienen können. Am ersten Tag wird die Aufgabe geschärft: ein Ergebnis, eine verantwortliche Person. Dazu sammeln Sie echte Beispiele. Am zweiten Tag entsteht der Entwurf und wird getestet. Ihr Team ist bei jedem Schritt dabei.
Mitbringen sollten Sie:
- eine konkrete Aufgabe
- echte Beispiele mit Freigabe für diesen Zweck, gern anonymisiert
- eine Internetverbindung
Fertig für den Alltag ist der Entwurf danach noch nicht. Sie wissen dann, ob der Weg trägt, und haben eine Liste, was bis zur fertigen Anwendung fehlt. Diese Liste ist die Grundlage für die Entscheidung über ein Projekt.
Projekt und Betreuung
Trägt der Entwurf, folgt auf Wunsch ein Projekt mit Entwicklung und Begleitung zum Festpreis. Je nach Vorhaben gehören dazu ein Anwendungskonzept und ein erlebbarer Prototyp, die Verbindung mit vorhandener Software und den benötigten Datenquellen sowie ein Pilotbetrieb, in dem das Zusammenspiel unter realen Bedingungen geprüft wird. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte automatisiert werden und wo Menschen Ergebnisse prüfen.
Nach der Einführung begleiten wir den Alltag und entwickeln weiter, was sich bewährt. Den Umfang der Betreuung stimmen wir auf Ihre Lösung ab. Dazu können gehören:
- Wartung und Anpassungen, wenn sich verbundene Systeme oder Anforderungen ändern
- die Prüfung der Ergebnisse anhand vereinbarter Kriterien und die Auswertung von Rückmeldungen aus der Nutzung
- ein Blick auf die laufenden Kosten und darauf, ob die eingesetzten Modelle weiter passen
- Weiterentwicklung in regelmäßigen Gesprächen und begleitende Schulungen für Ihr Team
Wer eine eigene Anwendung entwickeln lässt und unter eigenem Namen einsetzt, gilt nach der KI-Verordnung als Anbieter. Für die meisten Anwendungen bedeutet das wenige zusätzliche Pflichten. Es gehört trotzdem in die Planung.
Nach jedem Schritt entscheiden
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das für sich steht, etwa einer Einschätzung, einer Reihenfolge oder einem ersten Entwurf. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. Sie müssen nicht jeden Schritt gehen. Eine Entscheidungshilfe:
- Wenn Sie noch nicht wissen, wo KI bei Ihnen ansetzt, beginnen Sie mit dem KI-Check.
- Wenn Sie eine Idee haben und eine erste Einschätzung möchten, buchen Sie ein Erstgespräch.
- Wenn die Richtung klar ist und die Reihenfolge fehlt, jede Abteilung etwas anderes will oder ein erster Versuch nicht funktioniert hat, passt die Potenzialanalyse.
- Wenn eine konkrete Aufgabe feststeht und Sie für eine Entscheidung Belege brauchen, passt der Workshop zum ersten Entwurf.
- Wenn Ihnen die bewertete Liste aus der Potenzialanalyse genügt, machen Sie selbst weiter.
Nächste Schritte
Ob Sie mit lindenbrook arbeiten oder allein weitermachen: Ein kurzer Steckbrief macht eine Aufgabe greifbar. Er passt auf eine Seite:
- die Aufgabe in einem Satz, etwa „Antworten auf wiederkehrende Rückfragen von Kunden entwerfen“
- das Ergebnis: Was liegt am Ende vor?
- die verantwortliche Person, die das Ergebnis prüft und freigibt
- wie oft die Aufgabe anfällt und wie lange sie heute ungefähr dauert
- welche Unterlagen gebraucht werden und ob sie digital vorliegen
- ob personenbezogene oder vertrauliche Daten beteiligt sind
- fünf bis zehn echte Beispiele, die Sie für diesen Zweck freigeben können
Der Steckbrief folgt denselben Fragen wie die Bewertung in der Potenzialanalyse und enthält, was Sie zum Workshop mitbringen. Starten Sie mit dem KI-Check oder buchen Sie direkt ein Erstgespräch. Welche Aufgabe würden Sie als erste auf den Steckbrief schreiben?
Häufige Fragen
Brauchen wir eigene IT dafür?
Nicht zwingend. Für den Anfang reicht jemand, der die Aufgabe gut kennt. Wenn es Ihre IT oder Ihren Dienstleister gibt, ist es gut, sie früh dabeizuhaben.
Was kostet ein KI-Projekt?
Der KI-Check ist kostenlos, das Erstgespräch unverbindlich. Für die weiteren Schritte erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis, abgestimmt auf Ihre Aufgabe und Ihr Team. Auf Ihre Anfrage nennen wir vorab die Größenordnung.
Müssen wir mit der Potenzialanalyse anfangen?
Nein. Steht die Aufgabe schon fest, können Sie direkt mit dem Workshop zum ersten Entwurf beginnen. Die Potenzialanalyse lohnt sich, wenn mehrere Ideen im Raum stehen und die Reihenfolge fehlt.
Wie lange dauert es bis zur fertigen Anwendung?
Das hängt von der Aufgabe, den Daten und den Systemen ab, mit denen die Anwendung verbunden wird. Nach dem Workshop zum ersten Entwurf liegt eine Liste vor, was bis zur fertigen Anwendung fehlt. Auf dieser Grundlage lässt sich der weitere Aufwand einschätzen.
Wo und in welcher Sprache wird gearbeitet?
Potenzialanalyse und Workshop finden vor Ort in Ihrem Unternehmen statt, bundesweit. Das Erstgespräch läuft per Telefon oder Video. Gearbeitet wird auf Deutsch oder Englisch, je nachdem, was für Ihr Team passt.
Welche Daten brauchen Sie von uns?
Für den ersten Entwurf braucht es echte Beispiele mit Freigabe für diesen Zweck, gern anonymisiert. Welche Daten eine spätere Anwendung verarbeitet, wird im Projekt gemeinsam festgelegt.
Quellen
Stand: . Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
